Gestão documental na gestão de pessoas

Costumo dizer que existem dois temas especialmente sensíveis nas empresas, sejam em circuitos informais ou formais: o primeiro, é que não se deve brincar com política, o segundo são as questões relativas às pessoas. Neste artigo, vamos focar-nos nas pessoas, porque são o ativo que potencia a diferenciação positiva nas organizações. Digo isto porque capital e tecnologia estarão, mais ou menos, disponíveis de idêntica forma para todos. Depois, temos ainda outros fatores que aconselham essa reserva de abordagem, os direitos e deveres laborais, o RGPD, o uso das ferramentas digitais e toda a legislação laboral e fiscal que muda a cada orçamento de Estado.

Nenhuma empresa pode correr o risco de tratar mal um colaborador, seja por ineficiência, desconhecimento ou negligência. Portanto, os desafios enfrentados pelos gestores de pessoas são enormes. Atualmente, as empresas exigem e precisam muito mais dos seus gestores de pessoas e das suas equipas. Precisam de verdadeiros parceiros que forneçam, entre outros, informação de gestão, com qualidade e em tempo útil, isto é, ajudem verdadeiramente no planeamento da contratação, desenvolvimento de carreiras e retenção dos melhores ativos.

Um bom departamento de gestão de pessoas é um dos pilares para o sucesso das organizações, senão vejam quanto custa um mau recrutamento e substituição da pessoa. Quanto custa um funcionário desmotivado com a sua avaliação, pois não teve um feedback que ele aceitasse, isto é, assertivo. Que imagem se passa a um colaborador que não tem uma resposta a uma dúvida, em tempo útil e com qualidade? Mais grave, qual o valor de uma coima por não ter o processo individual do colaborador up to date? Quantas empresas têm, ainda hoje, departamentos de gestão de pessoas que funcionam por reação em vez de contribuírem para o planeamento geral da empresa?

Entrando nas atividades do dia-a-dia dos gestores de pessoas, existem todas as questões relacionadas com o mundo do papel, que é ainda o rei em termos de prova e abunda nos dossiers dos colaboradores. É verdade que já foi mais, mas ainda é fundamental em caso de dúvida, prova, ou porque a lei assim o exige, como muito bem sabemos.

Mais uma vez, é preciso a utilização equilibrada entre tecnologia e obrigações formais. Assim, é importante relembrar que a gestão documental é muito mais do que digitalizar os documentos para dispor de uma maior amplitude de trabalho. A gestão documental consiste em controlar/rastrear totalmente a documentação da sua empresa de uma forma intuitiva e segura. Abrange ferramentas de digitalização, classificação inteligente, indexação, visualização, distribuição segura e controlada, e eliminação no final de vida dos documentos. É um processo complexo para o qual a existência de um software apropriado é fundamental.

É também a mudança deste paradigma que coloca as empresas em alerta para uma das mais importantes buzz words da atualidade, a transformação digital.

A transformação digital é a mudança dos processos de suporte e de negócio da organização, utilizando, para o efeito, tecnologia para melhorar o desempenho, aumentar o alcance e garantir resultados melhores. É uma mudança estrutural nas organizações, por vezes disruptiva, onde as TI desempenham um papel fundamental.

Este tema é agora ainda mais importante, não apenas pelas questões supra, mas porque a 25 maio de 2018 entrou em vigor o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), Regulamento (UE) n.º 2016/679 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.

Nas empresas, a existência de uma solução de gestão documental robusta e segura vai permitir um grau de compliance que evitará riscos de incumprimento nesta e em outras matérias.

Atualmente, tornou-se claro que as empresas com maior probabilidade de sobrevivência são as que melhor e mais rapidamente se adaptam às mudanças e este é o século de todos os desafios para os gestores, eis mais um. É preciso reinventar a forma como as empresas gerem os processos de suporte dos seus colaboradores, e para isso é urgente colocarem as suas empresas na era digital, não se tratando de uma opção, mas sim de uma obrigação.

Lembre-se que não é preciso sair a correr à frente, o importante é saber a direção para onde correr!

Por: Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação

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