Cenários prospetivos – saiba como antecipar o futuro

A rápida evolução da sociedade e do mundo dos negócios como o conhecemos atualmente tem conduzido a uma necessidade crescente em se antever os eventos futuros. Se é relativamente fácil prever através de modelos matemáticos como atuar face a acontecimentos conhecidos (passados) o mesmo não se poderá dizer de eventos totalmente inesperados e desconhecidos. Olhar para o futuro e estabelecer uma estratégia, revela-se assim uma tarefa complexa em contexto de incerteza, principalmente quando se tratam de eventos sem precedentes.

A utilização de modelos prospetivos, através do desenvolvimento de vários cenários, constitui uma ferramenta de “antecipação”, possibilitando à organização preparar-se e ajustar a sua estratégia, tornando-a resiliente em contextos menos favoráveis.

Não sendo o objetivo deste documento abordar as várias técnicas para o desenvolvimento de modelos prospetivos, procura-se, contudo, deixar as pistas para a construção de modelos que facilitem a ação organizacional em contextos imprevisíveis e, desta forma, aumentar a sua capacidade de resposta a efeitos negativos que sobre ela possam incidir.

Habitualmente, o gestor baseia-se em dados históricos e na sua na extrapolação para estabelecer objetivos e ajustar a estratégia organizacional para o futuro; contudo, o maior impacto sobre as empresas decorre, precisamente, da evolução dos acontecimentos não esperados, não previstos! É precisamente aqui, pelo facto de não existirem estatísticas sobre o futuro imprevisível, que o recurso a modelos prospetivos baseados em cenários poderá constituir uma vantagem para a organização.

Iniciemos, então, pelo desenvolvimento do conceito de cenário, assumindo-se este como uma ferramenta que nos ajuda a equacionar condições diversas que permitem estabelecer as perceções sobre ambientes alternativos, contemplando as múltiplas variáveis com impacto na organização. Os cenários estão intimamente ligados aos conceitos de probabilidade e de risco, isto é, a probabilidade do cenário trabalhado se concretizar e o risco que o mesmo comporta para a organização, caso se verifique.

Os cenários são, na realidade, uma ferramenta de planeamento e de definição de ações estratégicas em função de cada um dos acontecimentos simulados/previstos. Nesta perspetiva, a definição de cenários é por natureza uma reflexão sobre “se’s”. Se o acontecimento A se concretizar, qual o impacto na minha organização? E se o cenário B não se concretizar, o que nos vai acontecer?

Figura 1 – Cenários prospetivos

Os cenários prospetivos preparam a organização para o futuro, através da observação das várias possibilidades que se colocam. Esta análise, extensível a todas as áreas da organização, encontra-se disponível para incluir, por exemplo, reflexões sobre a possível evolução (positiva ou negativa) das vendas, decorrente do ganho ou perda de clientes estratégicos, da evolução dos custos dos combustíveis, da dependência de um fornecedor crítico, do aparecimento de produtos substitutos, das alterações legislativas em matéria ambiental, ou de qualquer outra variável que se apresente crítica e com impacto na organização.

Etapas para a construção de modelos prospetivos

A construção de modelos prospetivos baseados em cenários pode assumir maior ou menor complexidade em função das características da organização, dos recursos considerados ou até dos próprios riscos identificados.

Genericamente, podemos agrupar o desenvolvimento de cenários em sete etapas conforme apresentado na figura seguinte:

Figura 2 – Etapas para implementação e gestão de cenários prospetivos

Organizações de maior complexidade podem encontrar no desenvolvimento de cenários por áreas de atividade, por mercados, ou até por áreas geográficas (entre outros), a melhor forma de se prepararem e ajustar a sua estratégia face a acontecimentos imprevistos.

Por outro lado, para a construção dos cenários prospetivos, a organização pode recorrer a técnicas e ferramentas de natureza quantitativa e qualitativa que melhor se ajustem a cada caso, algumas das quais se destacam pela sua facilidade de utilização. A título de exemplo, temos:

  • realização de brainstorming entre as várias equipas;
  • análise SWOT da organização nas perspetivas interna e externa;
  • determinação da “árvore de competências”;
  • análise estrutural da organização.

Ou enveredar por técnicas mais complexas, como a:

  • análise estratégica de atores;
  • análise morfológica;
  • aplicação do método Delphi;
  • análise de impacto de tendências;
  • análise de impacto cruzado;
  • realização de mapas tecnológicos (mais direcionado para as organizações que necessitam de determinar o posicionamento atual e futuro das tecnologias).

Na realidade, todo este esforço de previsão do futuro baseado em cenários eventuais e que têm em conta os fatores mais previsíveis e que apresentam maior probabilidade de se concretizarem, não excluem obviamente os cenários que, apesar de pouco prováveis de virem a ocorrer, podem apresentar consequências vitais para a organização.

Hierarquização e acompanhamento dos cenários

Após terem sido definidos os cenários potenciais, poderá ser interessante, sob o ponto de vista da gestão, a sua hierarquização, a qual deverá ter em conta o maior ou menor impacto de cada uma das “várias possibilidades” sobre a organização.

Por outro lado, os cenários são regularmente monitorizados e acompanhada a sua adequação à realidade, procedendo-se ao seu replaneamento ou substituição e ajuste sempre que necessário.

Conclusão:

A aplicação do método dos cenários prospetivos pode conduzir à realização dos seguintes objetivos:

  • permitir equacionar e analisar possibilidades até esse momento inquestionáveis;
  • associar análises objetivas a interpretações subjetivas sobre eventuais acontecimentos futuros;
  • conduzir a um planeamento mais cauteloso e rigoroso;
  • aumentar a flexibilidade e adaptabilidade da organização à mudança;
  • tornar a informação mais partilhada, simplificada e fácil de compreender (menor volume de informação);
  • permitir identificar sinais de alerta precocemente;
  • avaliar a robustez das competências centrais da organização;
  • conduzir a opções estratégicas mais adequadas.

Algumas das limitações decorrentes deste método, e que devem desde o início ser acauteladas, residem, por seu turno, na necessidade da sua aplicação poder ser condicionada pela: a) visão restrita dos intervenientes; b) omissão de informação importante/crítica; e c) tendência para o foco exclusivo nos cenários mais prováveis.

Apesar do balanço a realizar entre os fatores que incentivam ou condicionam o desenvolvimento de modelos prospetivos, é inquestionável que o esforço de “previsão” do futuro por meio de cenários constitui uma ferramenta fundamental em qualquer contexto empresarial, potenciando a antevisão do futuro e a modelação de estratégias que visem manter a sustentabilidade organizacional, principalmente em setores muito expostos à inovação disruptiva.

Por: José Guilherme Tavares, responsável de Segurança e Saúde no Trabalho – Grupo ETE

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